Naše služby

Nabízíme komplexní portfolio služeb pro správu a archivaci firemních dokumentů. Každé řešení můžeme přizpůsobit vašim specifickým potřebám.

Digitalizace dokumentů

Převedeme vaše papírové archívy do digitální podoby s využitím profesionálních skenovacích technologií. Každý dokument prochází OCR zpracováním, které umožňuje plnotextové vyhledávání v obsahu. Automaticky kategorizujeme dokumenty podle typu a můžeme aplikovat indexování podle vašich požadavků.

Proces zahrnuje přípravu dokumentů, skenování ve vysokém rozlišení, kontrolu kvality a následné zařazení do elektronického archivu. Originály můžete buď ponechat u sebe, nebo využít naši službu bezpečné skartace podle platných předpisů.

Cena: od 2 847 Kč / měsíčně

Cloudové úložiště

Bezpečné úložiště s neomezenou kapacitou a vysokou dostupností. Data jsou uložena v certifikovaných datových centrech na území České republiky a Evropské unie. Automatické zálohování probíhá v pravidelných intervalech na geograficky oddělená úložiště.

Přístup k dokumentům máte odkudkoliv přes webové rozhraní nebo mobilní aplikaci. Nastavení přístupových práv umožňuje přesně definovat, kdo může dokumenty prohlížet, upravovat nebo mazat. Verzování zajišťuje, že se můžete kdykoli vrátit k předchozím stavům dokumentu.

Cena: od 1 589 Kč / měsíčně

Správa elektronických dokumentů

Pokročilý systém pro řízení celého životního cyklu dokumentů. Workflow pro schvalování umožňuje nastavit postupy podle vašich interních procesů. Notifikace upozorňují odpovědné osoby na čekající úkoly.

Integrace s běžnými office aplikacemi zajišťuje, že můžete dokumenty upravovat přímo z prostředí, které znáte. Všechny změny se automaticky ukládají do archivu s verzováním a auditní stopou. Pokročilé vyhledávání kombinuje fulltextové hledání s filtrováním podle metadat.

Kolaborace na dokumentech podporuje současnou práce více uživatelů s možností komentářů a sledování změn. Šablony dokumentů zrychlují tvorbu běžných typů souborů.

Cena: od 3 276 Kč / měsíčně

Archivace e-mailů

Automatické archivování veškeré emailové korespondence s možností dlouhodobého uchování podle zákonných požadavků. Systém zachycuje všechny příchozí i odchozí zprávy včetně příloh.

Fulltextové vyhledávání umožňuje rychle najít konkrétní komunikaci i po několika letech. Pokročilé filtry můžete použít pro hledání podle odesílatele, příjemce, data nebo klíčových slov. Export dat v běžných formátech usnadňuje předávání informací pro právní účely nebo audit.

Právní ochrana zajišťuje, že archivované emaily nelze dodatečně měnit ani mazat. To chrání vaši firmu v případných sporech a poskytuje důkaz o komunikaci.

Cena: od 2 143 Kč / měsíčně

Compliance a audit

Komplexní řešení pro zajištění souladu s GDPR, ISO normami a dalšími regulatorními požadavky. Automatické aplikování archivačních lhůt podle typologie dokumentů a platné legislativy.

Pravidelné reporty poskytují přehled o stavu archivu, přístupech k dokumentům a dodržování stanovených procesů. Auditní stopa zaznamenává každou operaci včetně informace o uživateli, času a typu akce.

Podpora při přípravě na certifikační audity zahrnuje kontrolu nastavení, dokumentaci procesů a školení odpovědných osob. Poradenství v oblasti informační bezpečnosti vám pomůže identifikovat rizika a navrhnout opatření.

Monitoring podezřelých aktivit upozorňuje na neobvyklé vzorce přístupu k dokumentům. Pravidelné bezpečnostní přehledy zajišťují, že systém zůstává chráněný proti novým hrozbám.

Cena: od 4 692 Kč / měsíčně

Individuální řešení

Pokud vaše potřeby přesahují standardní nabídku, rádi navrhneme řešení přesně na míru. Kontaktujte nás pro konzultaci a společně najdeme optimální způsob, jak zefektivnit vaši správu dokumentů.